Produksi Terhambat Karena Bahan Baku?

Produksi Sering Terhambat Karena Bahan Baku Tidak Tersedia? Kenali Penyebab dan Solusinya

Dalam perusahaan manufacturing, kelancaran produksi sangat bergantung pada ketersediaan bahan baku. Mesin, tenaga kerja, dan jadwal produksi mungkin sudah siap, tetapi proses tetap dapat terhenti ketika material yang dibutuhkan tidak tersedia pada waktu yang tepat.

Masalahnya, kekurangan bahan baku tidak selalu berarti perusahaan terlambat melakukan pembelian.

Penyebabnya dapat berasal dari berbagai bagian proses operasional, mulai dari data inventory yang tidak akurat, purchasing yang tidak terhubung dengan kebutuhan produksi, perubahan permintaan, lead time supplier, hingga perencanaan material yang belum terintegrasi.

Ketika kondisi ini terjadi berulang, perusahaan perlu melihatnya bukan hanya sebagai masalah gudang atau purchasing, tetapi sebagai persoalan integrasi proses supply, inventory, dan production planning.

Kenapa Ketersediaan Bahan Baku Sangat Penting?

Produksi pada dasarnya membutuhkan kombinasi beberapa sumber daya:

Material + Mesin + Tenaga Kerja + Waktu + Kapasitas Produksi

Jika salah satu komponen tersebut tidak tersedia, jadwal produksi dapat terganggu.

Dalam hal material, perusahaan perlu memastikan:

Material yang tepat → jumlah yang tepat → tersedia di lokasi yang tepat → pada waktu yang tepat.

Karena itu, mengetahui total stok saja belum cukup.

Perusahaan juga perlu memahami material mana yang sudah dialokasikan, sedang dalam perjalanan, sedang digunakan dalam produksi, atau perlu segera dibeli.

Penyebab Produksi Sering Kekurangan Bahan Baku

1. Data Inventory Tidak Sesuai dengan Kondisi Fisik

Sistem menunjukkan:

Material A = 5.000 kg

Production planning kemudian membuat jadwal berdasarkan angka tersebut.

Namun ketika material akan digunakan, stok fisik ternyata hanya:

3.500 kg

Terjadi kekurangan 1.500 kg yang sebelumnya tidak terlihat.

Inilah mengapa inventory accuracy menjadi fondasi penting dalam production planning.

Jika data stok tidak dapat dipercaya, perencanaan material juga menjadi tidak akurat.

2. Purchasing Tidak Terhubung dengan Production Planning

Pada sistem yang masih terpisah, production planning dapat memiliki jadwal sendiri sementara purchasing memiliki data kebutuhan material sendiri.

Akibatnya, purchasing baru mengetahui kebutuhan ketika produksi sudah mendekati jadwal.

Alur yang lebih terintegrasi seharusnya memungkinkan:

Production Plan

↓

Material Requirement

↓

Available Inventory

↓

Material Shortage

↓

Purchase Requirement

Dengan begitu, kebutuhan pengadaan dapat diketahui lebih awal.

3. Tidak Memiliki Perhitungan Material Berdasarkan BOM

Setiap produk manufacturing biasanya membutuhkan kombinasi material tertentu.

Informasi tersebut dapat dikelola melalui Bill of Materials (BOM).

Contohnya, untuk menghasilkan satu unit Produk A dibutuhkan:

• Material X = 2 kg

• Material Y = 4 pcs

• Material Z = 1 liter

Jika perusahaan akan memproduksi 2.000 unit Produk A, kebutuhan material dapat dihitung berdasarkan BOM.

Tanpa BOM yang terstruktur dan akurat, kebutuhan material lebih sulit direncanakan secara konsisten.

4. Lead Time Supplier Tidak Diperhitungkan

Mengetahui bahwa material sudah hampir habis belum tentu cukup.

Perusahaan juga perlu mengetahui:

Berapa lama material tersebut membutuhkan waktu sampai tiba di gudang?

Misalnya:

Material dibutuhkan tanggal 30.

Supplier memiliki lead time 14 hari.

Jika Purchase Order baru dibuat tanggal 25, material berpotensi datang setelah jadwal produksi.

Karena itu, perencanaan purchasing perlu mempertimbangkan lead time, bukan hanya jumlah stok.

5. Safety Stock Tidak Ditentukan dengan Tepat

Safety stock digunakan sebagai persediaan pengaman untuk menghadapi ketidakpastian.

Misalnya:

• Permintaan meningkat

• Supplier terlambat

• Penggunaan material lebih tinggi dari perkiraan

• Terjadi perubahan jadwal produksi

Tanpa buffer yang sesuai, sedikit perubahan dapat menyebabkan material habis.

Namun safety stock yang terlalu besar juga tidak ideal karena dapat meningkatkan nilai inventory dan kebutuhan ruang penyimpanan.

Karena itu, safety stock perlu ditentukan berdasarkan karakteristik material dan kebutuhan operasional.

6. Reorder Point Tidak Jelas

Perusahaan perlu mengetahui kapan suatu material harus mulai dipesan kembali.

Secara sederhana, reorder point berkaitan dengan kebutuhan selama lead time dan persediaan pengaman.

Contohnya:

Material X

Rata-rata kebutuhan: 100 kg/hari

Lead time supplier: 10 hari

Safety stock: 500 kg

Maka sebagai ilustrasi sederhana:

Kebutuhan selama lead time = 100 × 10 = 1.000 kg

Dengan safety stock 500 kg, perusahaan dapat mempertimbangkan titik pemesanan kembali sekitar:

1.500 kg

Perhitungan aktual dapat menjadi lebih kompleks tergantung pola permintaan, variasi lead time, kebijakan inventory, dan proses perusahaan.

7. Perubahan Production Schedule Tidak Segera Terhubung ke Material Planning

Customer dapat mengubah pesanan.

Sales dapat mendapatkan order baru.

Management dapat mengubah prioritas produksi.

Ketika production schedule berubah tetapi kebutuhan material tidak ikut diperbarui, purchasing dan warehouse dapat bekerja berdasarkan informasi lama.

Akibatnya, material tersedia untuk produk yang belum diprioritaskan tetapi justru kurang untuk produksi yang harus segera dijalankan.

8. Material Sudah Ada, tetapi Dialokasikan untuk Produksi Lain

Ini masalah yang sering tidak terlihat jika perusahaan hanya melihat angka on-hand stock.

Misalnya:

Stok Material A: 10.000 kg

Sekilas terlihat cukup.

Namun:

7.000 kg sudah dialokasikan untuk Production Order 001

Maka stok yang benar-benar tersedia untuk kebutuhan lain hanya:

3.000 kg

Karena itu, perusahaan perlu membedakan antara stok fisik dan available quantity yang benar-benar dapat digunakan.

9. Scrap dan Waste Lebih Tinggi dari Perencanaan

BOM mungkin memperkirakan kebutuhan material sebesar 100 kg.

Namun dalam proses nyata, penggunaan menjadi 110 kg karena:

• Scrap

• Waste

• Reject

• Setup produksi

• Variasi proses

Jika perbedaan tersebut terjadi terus-menerus tetapi tidak dianalisis, kebutuhan material berikutnya dapat terus mengalami kekurangan.

Data aktual produksi dapat digunakan untuk mengevaluasi apakah standar penggunaan material masih sesuai dengan kondisi lapangan.

10. Supplier Terlambat Mengirim Material

Tidak seluruh masalah material berasal dari internal perusahaan.

Supplier juga dapat mengalami:

• Keterlambatan produksi

• Masalah pengiriman

• Keterbatasan stok

• Perubahan lead time

• Masalah kualitas material

Karena itu, perusahaan sebaiknya memiliki data performa supplier yang dapat digunakan untuk evaluasi procurement.

Dampak Kekurangan Material Tidak Berhenti di Produksi

Material shortage dapat menimbulkan efek berantai.

Material tidak tersedia

↓

Production Order tertunda

↓

Mesin dan tenaga kerja tidak digunakan sesuai rencana

↓

Finished Goods terlambat

↓

Delivery terlambat

↓

Customer terdampak

↓

Cash Flow dan Revenue dapat ikut terdampak

Karena itu, ketersediaan material merupakan persoalan operasional yang dapat berpengaruh langsung terhadap performa bisnis.

Bagaimana MRP Membantu Perencanaan Material?

Untuk perusahaan manufacturing, salah satu pendekatan yang digunakan adalah Material Requirements Planning (MRP).

Secara sederhana, MRP membantu menjawab beberapa pertanyaan:

Apa yang harus diproduksi?

Berapa jumlah yang harus diproduksi?

Material apa yang dibutuhkan?

Berapa material yang sudah tersedia?

Berapa kekurangannya?

Kapan material harus tersedia?

Kapan proses pengadaan perlu dilakukan?

MRP menghubungkan informasi seperti:

Demand / Production Plan + BOM + Inventory + Lead Time → Material Requirement

Dengan demikian, purchasing tidak hanya bekerja berdasarkan perkiraan atau permintaan mendadak.

Contoh Sederhana Perencanaan Material

Perusahaan mendapatkan kebutuhan produksi:

Produk A = 1.000 unit

BOM untuk satu Produk A membutuhkan:

Material X = 3 kg

Total kebutuhan:

1.000 × 3 kg = 3.000 kg

Kemudian sistem melihat:

On-hand inventory = 2.000 kg

Tetapi:

500 kg sudah dialokasikan untuk produksi lain

Maka available material:

2.000 - 500 = 1.500 kg

Kebutuhan produksi:

3.000 kg

Available:

1.500 kg

Shortage:

1.500 kg

Selanjutnya perusahaan perlu mempertimbangkan lead time supplier agar material tambahan tersebut tersedia sebelum produksi dimulai.

Dengan sistem yang terintegrasi, proses identifikasi shortage seperti ini dapat dilakukan lebih terstruktur.

Hubungan Purchasing, Inventory dan Manufacturing

Salah satu penyebab utama masalah operasional adalah masing-masing departemen bekerja menggunakan informasi yang berbeda.

Padahal dalam manufacturing, proses tersebut saling bergantung.

Idealnya:

Sales / Demand

↓

Production Planning

↓

BOM & Material Requirement

↓

Inventory Check

↓

Purchasing

↓

Receiving

↓

Raw Material Warehouse

↓

Production

↓

Quality Control

↓

Finished Goods

↓

Delivery

Jika satu bagian tidak terhubung, informasi dapat terlambat diterima oleh bagian berikutnya.

Bagaimana ERP Membantu Perusahaan Manufacturing?

Ketika proses perusahaan semakin kompleks, ERP dapat membantu mengintegrasikan berbagai aktivitas operasional dalam satu sistem.

Misalnya:

Sales

Mencatat permintaan dan order pelanggan.

Manufacturing

Mengelola production order dan proses produksi.

Inventory

Mengetahui ketersediaan serta pergerakan material.

Purchasing

Mengelola kebutuhan pengadaan dan supplier.

Quality

Mencatat proses pemeriksaan kualitas.

Finance

Menghubungkan transaksi operasional dengan proses keuangan sesuai konfigurasi perusahaan.

Dengan integrasi tersebut, setiap departemen tidak perlu selalu membuat data ulang dari awal.

Dashboard untuk Monitoring Material

Selain transaksi, management membutuhkan visibility.

Dashboard dapat dirancang untuk membantu memonitor informasi seperti:

• Material dengan stok rendah

• Material shortage

• Purchase Order yang belum diterima

• Production Order yang akan berjalan

• Material yang sudah dialokasikan

• Supplier delivery status

• Inventory turnover

• Produksi yang tertunda karena material

Tujuannya agar masalah dapat diketahui sebelum produksi berhenti, bukan setelah masalah terjadi.

Sistem Tidak Menggantikan SOP

ERP, MRP, atau inventory system bukan solusi ajaib.

Jika proses perusahaan tidak jelas, sistem hanya akan mendigitalisasi proses yang bermasalah.

Karena itu, sebelum implementasi sistem, perusahaan perlu melakukan business process mapping.

Contohnya:

Siapa membuat production plan?

Siapa menentukan kebutuhan material?

Siapa melakukan purchase request?

Siapa memberikan approval?

Kapan purchasing membuat PO?

Siapa menerima material?

Kapan stok dianggap tersedia?

Bagaimana material dikeluarkan untuk produksi?

Bagaimana scrap dicatat?

Setelah proses tersebut jelas, sistem dapat digunakan untuk membantu mengontrol dan mengotomatisasi workflow.

Dari Reactive Menjadi Proactive

Tanpa perencanaan yang terintegrasi, perusahaan sering bekerja secara reactive.

Produksi butuh material → ternyata habis → hubungi purchasing → cari supplier → tunggu barang datang.

Pendekatan yang lebih matang adalah proactive:

Production Plan → Material Requirement → Shortage Detection → Purchasing → Material Available → Production.

Perbedaannya sederhana, tetapi dampaknya terhadap operasional dapat sangat besar.

Tujuan sistem bukan sekadar mencatat bahwa material habis.

Tujuannya adalah membantu perusahaan mengetahui potensi kekurangan material sebelum kekurangan tersebut menghentikan produksi.

Kesimpulan

Produksi yang sering terhambat karena bahan baku tidak tersedia biasanya bukan hanya masalah purchasing atau warehouse.

Penyebabnya dapat berasal dari:

• Inventory yang tidak akurat

• BOM yang tidak terstruktur

• Lead time yang tidak diperhitungkan

• Safety stock yang tidak tepat

• Perubahan jadwal produksi

• Material allocation

• Scrap dan waste

• Supplier performance

• Sistem antar departemen yang tidak terintegrasi

Untuk perusahaan manufacturing, solusi jangka panjang adalah membangun proses yang menghubungkan:

Demand → Production Planning → BOM → MRP → Inventory → Purchasing → Production → Finished Goods.

Dengan data dan proses yang lebih terintegrasi, perusahaan dapat melakukan perencanaan material lebih awal dan mengurangi risiko produksi berhenti karena bahan baku tidak tersedia.

Konsultasi Sistem Manufacturing, Inventory & ERP

Apakah produksi perusahaan Anda masih sering menunggu bahan baku atau purchasing baru mengetahui kebutuhan material ketika jadwal produksi sudah dekat?

tangerangwebsite.id membantu perusahaan melakukan digitalisasi dan integrasi proses operasional mulai dari purchasing, inventory, warehouse, MRP, manufacturing hingga management reporting.

Pendekatan dapat dimulai dari mapping business process perusahaan untuk memahami bagaimana kebutuhan material terbentuk, bagaimana purchasing bekerja, bagaimana inventory dicatat, dan bagaimana material digunakan dalam proses produksi.

Dari hasil tersebut, solusi sistem dapat dirancang berdasarkan kebutuhan operasional perusahaan.

Diskusikan kebutuhan sistem manufacturing dan ERP perusahaan Anda bersama tangerangwebsite.id dengan klik disini