Apa Itu Production Planning?

Apa Itu Production Planning dan Bagaimana Cara Mengatur Jadwal Produksi Pabrik?

Dalam perusahaan manufacturing, proses produksi tidak cukup hanya memastikan mesin beroperasi dan tenaga kerja tersedia. Perusahaan juga harus menentukan produk apa yang akan dibuat, berapa jumlahnya, kapan harus diproduksi, dan sumber daya apa saja yang dibutuhkan.

Tanpa perencanaan yang baik, perusahaan dapat menghadapi berbagai masalah operasional, seperti keterlambatan produksi, kekurangan bahan baku, mesin yang kelebihan beban, penumpukan barang setengah jadi, hingga keterlambatan pengiriman kepada pelanggan.

Untuk mengelola tantangan tersebut, perusahaan membutuhkan production planning, yaitu proses perencanaan aktivitas produksi agar permintaan pelanggan dapat dipenuhi dengan penggunaan material, mesin, tenaga kerja, dan waktu yang lebih terkoordinasi.

Lalu, apa sebenarnya production planning, bagaimana cara kerjanya, dan bagaimana perusahaan dapat menyusun jadwal produksi pabrik secara lebih efektif?

Apa Itu Production Planning?

Production planning adalah proses merencanakan kegiatan produksi berdasarkan permintaan, kapasitas, ketersediaan material, serta target waktu penyelesaian.

Tujuan utamanya adalah memastikan proses manufacturing dapat berjalan sesuai kebutuhan bisnis dengan penggunaan sumber daya yang terencana.

Dalam praktiknya, production planning membantu perusahaan menjawab beberapa pertanyaan penting:

• Produk apa yang harus diproduksi?

• Berapa jumlah produk yang perlu dibuat?

• Kapan produksi harus dimulai dan diselesaikan?

• Mesin atau work center mana yang akan digunakan?

• Berapa kapasitas produksi yang tersedia?

• Apakah bahan baku mencukupi?

• Bagaimana menentukan prioritas pesanan?

• Apakah jadwal produksi realistis untuk dijalankan?

Pada banyak perusahaan manufacturing, aktivitas ini berkaitan erat dengan departemen Production Planning and Inventory Control (PPIC).

PPIC berperan menghubungkan kebutuhan produksi dengan persediaan material dan pengendalian pelaksanaan produksi.

Mengapa Production Planning Penting untuk Pabrik?

Perusahaan manufacturing umumnya memiliki keterbatasan sumber daya.

Mesin memiliki kapasitas tertentu, tenaga kerja bekerja berdasarkan jadwal, material membutuhkan waktu pengadaan, dan setiap pesanan memiliki target penyelesaian.

Jika semua pesanan langsung dijalankan tanpa perencanaan, proses produksi berisiko mengalami konflik penggunaan sumber daya.

Production planning membantu perusahaan mengelola keterbatasan tersebut secara lebih sistematis.

1. Mengurangi Risiko Keterlambatan Produksi

Dengan jadwal yang terencana, perusahaan dapat memperkirakan kapan produksi perlu dimulai agar target penyelesaian dapat dicapai.

2. Mengoptimalkan Penggunaan Mesin

Production planning membantu mengatur penggunaan mesin dan work center agar beban kerja tidak menumpuk pada satu bagian sementara bagian lain menganggur.

3. Memastikan Kesiapan Bahan Baku

Jadwal produksi dapat digunakan sebagai dasar untuk menghitung kebutuhan material melalui Bill of Materials (BOM) dan Material Requirements Planning (MRP).

4. Mengurangi Penumpukan Work in Progress

Penjadwalan yang tidak seimbang dapat menyebabkan barang setengah jadi menumpuk di antara proses produksi.

Perencanaan yang lebih baik membantu mengatur aliran pekerjaan antar tahapan.

5. Mendukung Ketepatan Pengiriman

Ketika perusahaan memiliki perkiraan waktu penyelesaian yang lebih realistis, koordinasi dengan sales dan delivery dapat dilakukan dengan lebih baik.

Perbedaan Production Planning dan Production Scheduling

Kedua istilah ini sering digunakan secara bersamaan, tetapi fokusnya berbeda.

Sebagai contoh:

Production planning: Perusahaan perlu memproduksi 5.000 unit Produk A minggu depan.

Production scheduling: Produksi dijadwalkan pada Mesin 1 dan Mesin 2, dibagi berdasarkan shift serta urutan pekerjaan yang tersedia.

Keduanya saling melengkapi.

Rencana produksi menentukan kebutuhan, sedangkan scheduling mengatur bagaimana kebutuhan tersebut dijalankan di lantai produksi.

Bagaimana Cara Mengatur Jadwal Produksi Pabrik?

Berikut tahapan yang dapat digunakan perusahaan untuk menyusun jadwal produksi secara lebih terstruktur.

1. Kumpulkan Data Permintaan Produksi

Langkah pertama adalah memahami kebutuhan yang harus dipenuhi.

Permintaan dapat berasal dari:

• Sales Order pelanggan

• Forecast penjualan

• Target persediaan barang jadi

• Pesanan internal

• Kebutuhan penggantian produk

Setiap permintaan perlu memiliki informasi yang jelas mengenai jenis produk, jumlah, dan tanggal kebutuhan.

Contohnya:

Data tersebut menjadi dasar penentuan prioritas produksi.

2. Periksa Kapasitas Mesin dan Work Center

Setiap mesin memiliki kapasitas produksi yang berbeda.

Misalnya:

Mesin A

• Kapasitas teoritis: 100 unit per jam

• Jam kerja terjadwal: 8 jam per hari

Maka kapasitas teoritis harian:

100 × 8 = 800 unit

Namun kapasitas aktual dapat lebih rendah karena setup, maintenance, downtime, pergantian produk, dan faktor operasional lainnya.

Karena itu, perusahaan perlu menggunakan estimasi kapasitas yang realistis, bukan hanya kapasitas maksimum mesin.

3. Hitung Waktu Produksi yang Dibutuhkan

Setelah kapasitas diketahui, perusahaan dapat memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pesanan.

Misalnya:

Target produksi: 2.000 unit

Laju produksi efektif: 80 unit per jam

Perkiraan waktu proses:

2.000 ÷ 80 = 25 jam

Jika perusahaan memiliki 8 jam produksi efektif per hari, kebutuhan waktunya sekitar:

25 ÷ 8 = 3,125 hari kerja

Dalam praktiknya, jadwal perlu memperhitungkan setup, perpindahan material, pemeriksaan kualitas, dan ketergantungan antarproses jika belum tercakup dalam laju produksi efektif.

4. Pastikan Material Tersedia

Sebelum jadwal dikonfirmasi, perusahaan perlu memeriksa kesiapan bahan baku.

Perhitungan kebutuhan material dapat menggunakan:

Production Plan + BOM + Inventory + MRP

Misalnya, satu unit Produk A membutuhkan 2 kg Material X.

Jika produksi direncanakan sebanyak 2.000 unit:

Kebutuhan Material X = 4.000 kg

Jika material yang benar-benar tersedia hanya 3.000 kg, terdapat kekurangan 1.000 kg.

Kekurangan tersebut perlu ditangani melalui pengadaan, perubahan alokasi, atau penyesuaian jadwal.

5. Tentukan Prioritas Production Order

Tidak semua pesanan memiliki tingkat urgensi yang sama.

Perusahaan dapat mempertimbangkan:

• Due date pelanggan

• Ketersediaan material

• Tingkat urgensi pesanan

• Kapasitas mesin

• Durasi setup

• Ketergantungan proses

• Komitmen pengiriman

Salah satu pendekatan sederhana adalah Earliest Due Date (EDD), yaitu memprioritaskan pekerjaan berdasarkan tanggal penyelesaian paling awal.

Namun, metode tersebut tidak selalu paling efisien untuk semua kondisi. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan kapasitas dan karakteristik proses produksinya.

6. Susun Urutan Produksi

Setelah prioritas ditentukan, perusahaan menyusun urutan pekerjaan pada mesin atau work center.

Contohnya:

Tabel tersebut hanya ilustrasi. Jadwal aktual perlu mempertimbangkan kalender kerja, waktu setup, istirahat, maintenance, serta kemungkinan pekerjaan harus melewati beberapa mesin secara berurutan.

7. Buat dan Jalankan Production Order

Setelah jadwal disetujui, perusahaan dapat menerbitkan Production Order atau Manufacturing Order.

Dokumen tersebut biasanya memuat informasi seperti:

• Nomor production order

• Kode dan nama produk

• Jumlah yang akan diproduksi

• BOM atau referensi komposisi

• Jadwal mulai dan selesai

• Work center atau mesin

• Status pekerjaan

Production order menjadi referensi pelaksanaan dan pencatatan aktivitas produksi.

8. Monitoring Realisasi Produksi

Perencanaan tidak berhenti setelah jadwal dibuat.

Perusahaan perlu membandingkan rencana dengan pelaksanaan aktual.

Informasi yang dapat dimonitor antara lain:

• Planned quantity

• Actual output

• Progress production order

• Downtime

• Reject atau scrap

• Waktu penyelesaian aktual

• Material consumption

• Keterlambatan pekerjaan

Dari data tersebut, PPIC dan management dapat mengevaluasi apakah jadwal perlu diperbarui.

Contoh Sederhana Penyusunan Jadwal Produksi

Misalnya sebuah pabrik memiliki tiga pesanan berikut:

Total kebutuhan waktu proses:

400 + 600 + 300 = 1.300 menit

Atau:

21 jam 40 menit

Jika seluruh pekerjaan menggunakan satu mesin dengan kapasitas waktu efektif 8 jam per hari, maka kebutuhan waktunya:

1.300 ÷ 480 = sekitar 2,71 hari kerja

Artinya, secara teoritis pekerjaan memerlukan setidaknya 3 hari kerja pada mesin tersebut.

Perhitungan ini mengasumsikan seluruh material tersedia dan belum menambahkan waktu setup atau gangguan lain.

Jika terdapat waktu setup, maintenance, atau pembatasan shift, jadwal perlu disesuaikan.

Contoh tersebut menunjukkan mengapa production planning harus mempertimbangkan kapasitas nyata sebelum perusahaan menjanjikan tanggal pengiriman.

Apa Itu Capacity Planning dalam Manufacturing?

Capacity planning adalah proses mengevaluasi kemampuan sumber daya produksi untuk memenuhi kebutuhan pekerjaan dalam periode tertentu.

Sumber daya yang diperhitungkan dapat meliputi:

• Mesin

• Work center

• Operator

• Shift kerja

• Waktu proses

• Kapasitas fasilitas

Misalnya, perusahaan menerima permintaan produksi yang membutuhkan 1.000 jam mesin dalam satu minggu.

Namun kapasitas yang tersedia hanya 800 jam.

Maka terdapat selisih kapasitas sebesar:

200 jam mesin

Perusahaan perlu menentukan langkah yang sesuai, misalnya menjadwalkan ulang pekerjaan, menambah shift, melakukan outsourcing proses tertentu, atau mengevaluasi prioritas pesanan.

Tidak semua kekurangan kapasitas dapat diselesaikan hanya dengan menambah jam kerja.

Perusahaan juga harus mempertimbangkan biaya, tenaga kerja, kualitas, dan batas operasional.

Mengenal Bottleneck dalam Proses Produksi

Bottleneck adalah tahapan proses yang membatasi kemampuan keseluruhan sistem produksi.

Misalnya, suatu produk melewati tiga proses:

Cutting → Assembly → Packaging

Kapasitas per jam masing-masing:

Dalam alur sederhana ini, Assembly menjadi bottleneck karena kapasitasnya paling rendah.

Walaupun Cutting mampu menghasilkan 200 unit per jam, output keseluruhan tidak otomatis dapat mencapai angka tersebut jika Assembly hanya mampu memproses 100 unit per jam.

Akibatnya, Work in Progress (WIP) dapat menumpuk sebelum proses Assembly.

Production planning perlu mempertimbangkan bottleneck agar jadwal yang dibuat tidak hanya terlihat baik di atas kertas.

Hubungan Production Planning dengan BOM dan MRP

Production planning tidak dapat berdiri sendiri.

Perencanaan produksi membutuhkan informasi mengenai komposisi produk dan ketersediaan material.

Hubungannya dapat digambarkan sebagai berikut:

Sales Order / Demand Forecast

↓

Production Planning

↓

Master Production Schedule (MPS)

↓

Bill of Materials (BOM)

↓

Material Requirements Planning (MRP)

↓

Inventory Availability

↓

Purchasing / Material Procurement

↓

Manufacturing Order

↓

Production Execution

↓

Finished Goods

Dalam alur tersebut:

BOM menjelaskan material yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk.

MRP membantu menghitung kebutuhan material dan waktu pengadaannya.

Production planning menentukan rencana produksi berdasarkan permintaan dan sumber daya.

Ketiganya perlu menggunakan data yang konsisten agar perencanaan dapat dijalankan secara realistis.

Tantangan Production Planning yang Sering Dihadapi Pabrik

1. Perubahan Pesanan Mendadak

Customer dapat mengubah jumlah atau tanggal pengiriman.

Jika perusahaan tidak memiliki mekanisme penyesuaian jadwal, perubahan tersebut dapat mengganggu pekerjaan lain.

2. Bahan Baku Terlambat Datang

Jadwal produksi mungkin sudah disusun, tetapi material belum tersedia.

Kondisi ini menunjukkan pentingnya integrasi antara production planning, purchasing, dan inventory.

3. Mesin Mengalami Downtime

Kerusakan atau maintenance yang tidak direncanakan dapat mengurangi kapasitas produksi.

Jadwal perlu diperbarui berdasarkan kapasitas yang benar-benar tersedia.

4. Data Produksi Tidak Real-Time

Jika progres produksi hanya dilaporkan melalui spreadsheet di akhir hari, PPIC mungkin terlambat mengetahui pekerjaan yang tertunda.

5. Terlalu Banyak Jadwal Terpisah

Production, warehouse, purchasing, dan sales dapat menggunakan file atau versi data yang berbeda.

Hal ini meningkatkan risiko ketidaksesuaian informasi dan keputusan.

6. Tidak Ada Histori Perbandingan Plan vs Actual

Tanpa data realisasi, perusahaan sulit mengevaluasi akurasi estimasi durasi dan kapasitas.

Akibatnya, kesalahan perencanaan yang sama dapat berulang.

Bagaimana Sistem Production Planning Membantu Perusahaan?

Sistem production planning membantu perusahaan mengelola informasi produksi secara lebih terpusat.

Tergantung kebutuhan dan kemampuan sistem, fitur yang dapat diterapkan meliputi:

1. Production Order Management

Membuat, mengelola, dan memantau status pekerjaan produksi.

2. Production Scheduling

Menyusun jadwal berdasarkan mesin, work center, shift, dan prioritas pekerjaan.

3. Material Availability Check

Memeriksa kesiapan material sebelum pekerjaan dijalankan.

4. Capacity Planning

Membandingkan kebutuhan pekerjaan dengan kapasitas sumber daya yang tersedia.

5. Production Progress Tracking

Memantau progres aktual terhadap rencana produksi.

6. Downtime Monitoring

Mencatat gangguan mesin atau proses yang memengaruhi jadwal.

7. Plan vs Actual Reporting

Membandingkan target produksi, output aktual, waktu proses, dan penyimpangan.

8. Management Dashboard

Menyajikan informasi operasional untuk membantu evaluasi dan pengambilan keputusan.

Production Planning dalam Sistem ERP Manufacturing

Pada perusahaan yang memiliki proses lebih kompleks, production planning dapat menjadi bagian dari sistem ERP.

Sistem ERP memungkinkan proses produksi terhubung dengan departemen lainnya, seperti:

Sales → Production Planning → Inventory → Purchasing → Manufacturing → Quality Control → Finished Goods → Delivery → Finance

Integrasi ini membantu mengurangi kebutuhan pemindahan data secara manual.

Sebagai contoh, perubahan kebutuhan pelanggan dapat digunakan untuk mengevaluasi kembali rencana produksi dan kebutuhan material.

Sistem seperti Odoo memiliki kemampuan manufacturing dan pengelolaan work order yang dapat digunakan untuk mendukung proses produksi.

Namun, perlu diperhatikan bahwa kemampuan advanced scheduling, seperti optimasi otomatis pada banyak mesin dengan batasan kapasitas yang kompleks, dapat membutuhkan konfigurasi khusus atau solusi tambahan.

Karena itu, perusahaan sebaiknya mengevaluasi kebutuhan scheduling sebelum menentukan platform.

Kapan Pabrik Membutuhkan Sistem Production Planning?

Perusahaan dapat mulai mempertimbangkan sistem production planning ketika menghadapi kondisi seperti:

• Jadwal produksi sering berubah tanpa dokumentasi yang jelas

• PPIC kesulitan mengetahui kapasitas mesin yang tersedia

• Banyak production order berjalan secara bersamaan

• Produksi sering menunggu material

• Work in Progress menumpuk

• Informasi progres produksi terlambat diterima

• Sulit memperkirakan tanggal penyelesaian pesanan

• Data produksi tersebar di banyak spreadsheet

• Management kesulitan membandingkan rencana dengan realisasi

Kondisi tersebut tidak selalu berarti perusahaan harus langsung menerapkan ERP berskala besar.

Solusi dapat dimulai dari digitalisasi proses tertentu, kemudian dikembangkan menjadi sistem yang lebih terintegrasi sesuai kebutuhan.

Langkah Awal Digitalisasi Production Planning

Sebelum mengimplementasikan software, perusahaan perlu memahami bagaimana proses produksi berjalan saat ini.

Beberapa pertanyaan yang perlu dievaluasi:

Bagaimana pesanan pelanggan diterjemahkan menjadi rencana produksi?

Siapa yang menentukan prioritas production order?

Bagaimana kapasitas mesin dihitung?

Bagaimana kesiapan material diperiksa?

Bagaimana jadwal dikomunikasikan kepada operator?

Bagaimana progres produksi dicatat?

Bagaimana downtime dan reject dilaporkan?

Bagaimana perubahan jadwal disetujui?

Dari proses tersebut, perusahaan dapat menyusun kebutuhan sistem berdasarkan aktivitas operasional yang sebenarnya.

Pendekatan ini membantu menghindari implementasi software yang memiliki banyak fitur tetapi tidak sesuai dengan workflow pabrik.

Kesimpulan

Production planning merupakan proses penting dalam perusahaan manufacturing untuk memastikan kegiatan produksi berjalan sesuai kebutuhan, kapasitas, ketersediaan material, dan target penyelesaian.

Perencanaan yang baik membantu perusahaan mengatur:

• Jumlah dan prioritas produksi

• Penggunaan mesin dan work center

• Kebutuhan bahan baku

• Kapasitas dan jadwal kerja

• Pelaksanaan production order

• Monitoring progres produksi

• Evaluasi hasil produksi

Production planning juga memiliki hubungan erat dengan BOM, MRP, inventory, purchasing, dan ERP manufacturing.

Dengan proses yang terstruktur dan dukungan sistem yang sesuai, perusahaan dapat meningkatkan visibilitas operasional, mengurangi risiko keterlambatan, dan membuat keputusan produksi berdasarkan data yang lebih konsisten.

Konsultasi Sistem Production Planning & ERP Manufacturing

Apakah perusahaan Anda masih menyusun jadwal produksi melalui banyak spreadsheet, kesulitan memonitor kapasitas mesin, atau sering mengalami perubahan jadwal akibat keterlambatan material?

tangerangwebsite.id membantu perusahaan mendiskusikan kebutuhan digitalisasi dan pengembangan sistem operasional untuk production planning, inventory, purchasing, manufacturing, hingga integrasi ERP.

Proses dapat dimulai melalui business process mapping untuk memahami alur pesanan, perencanaan material, penjadwalan mesin, pelaksanaan produksi, dan pelaporan operasional.

Dengan memahami kebutuhan tersebut, solusi sistem dapat direncanakan berdasarkan kondisi nyata perusahaan.

Diskusikan kebutuhan sistem production planning dan digitalisasi operasional pabrik Anda bersama tangerangwebsite.id dengan klik disini